A sokadik kisvállalkozói tanácsadás után úgy látom, érdemes újra írni a legalapvetőbb kisvállalkozói pénzügyi hibákról.

Ezeknek a tanácsadásokban az a közös, hogy a kisvállalkozó keményen dolgozik, küzd, a szakmáját jól ismeri és még azt is gondolja, hogy sikeres a piacon, azonban mindennapi filléres gondjai vannak és nem tudja, hol a hiba.

Mennyi a költséged?

Legutóbbi ügyfelem kifejtette, hogy amikor árat kalkulálnak, nem felejtik el beleszámítani a hatezer forintos rezsi óradíjat a végső árba. Amikor rákérdeztem, hogy ez a szám hogy jött ki, csak az volt a válasz, hogy hát mindenki ennyivel számol a szakmában.

Itt kezdődik az első és legsúlyosabb probléma. Fogalmunk sincs, mennyi is a valódi költsége a cégnek és azt hogyan kellene ráosztani a termelésre.

Az alkalmazott munkadíját és a nyersanyag költségét még csak-csak tudjuk (bár vannak komoly gondok néha az anyagköltség meghatározásával is), de mással már nem számolunk. Pedig mindent össze kell adni és leosztani a munkaórák számára. A mindent azt jelenti, hogy mindent. Faxpapír, telefonszámla, könyvelő havi költsége, telephely bérleti díja és biztosítása, az irodai légkondi éves karbantartási költsége, a raktár kifestésének a költsége három évente, marketing kiadások, adminisztratív dolgozók fizetése, minden, minden, minden, ami csak valaha felmerül a céggel kapcsolatban.

Ha van négy termelő alkalmazott és egy adminisztratív dolgozó, akkor havi 22 munkanappal számolva napi 4×8 munkaórát alapul véve kell az egyéves költséget visszaosztani, ebből lesz a rezsi óradíj egyik tétele.

Ehhez persze az kell, hogy minden költséget feljegyezz, ami felmerül a cég életében, legyen az olyan kicsi tétel, mint egy 300 forintos parkolás.

Nem kell más ehhez a feladathoz, mint pontos adminisztráció és józan paraszti ész. Mindent összeadsz és elosztod a kapott összeget a példában szereplő négy termelő munkás napi nyolc órájára. (Ugye nem felejtetted, hogy minden alkalmazott vagy 35 napot nem dolgozik évente szabadság miatt és vannak fizetett ünnepek is, ahogy betegszabadságok is? Vagyis egy átlagos alkalmazott 10 hónapot dolgozik csak a 12-ből. Tehát a fenn említett 22 munkanap sem 22 nap igazából havonta, hanem csak picit több, mint 18 nap.)

Az a fránya amortizáció

Állandó probléma, hogy a kisvállalkozók elfelejtik a termelőeszközök amortizációját. Ha vettél egy gépet 10 millióért, ami 9 év múlva egymilliót ér, akkor némileg egyszerűsítve évi 1 milliót, havi 83 ezret buksz a gép amortizációján. Ha havi 120 órát megy a gép, akkor 700 forint csak a gép amortizációja óránként, s hol van még a karbantartási, felújítási és üzemeltetési költség? Ez csak az a kiadás, hogy 10 év múlva kuka a termelőeszköz. Nesze neked 6.000 forintos rezsi óradíj.

De remélem nem feledkeztél el arról se, hogy a vállalkozás irodai számítógépei is amortizálódnak. Ha háromévente veszel 3 új laptopot az irodába 700 ezer forintért, azt is oszd vissza a termelésre. Meg a mobiltelefonokat. Ja és persze az autók értékvesztését is, ami szintén több milliós tétel évente. Ezeknek mind-mind meg kell jelennie a rezsi óradíjban.

Erről egy tanulságos cikket itt írtam régebben.

Tehát a rezsi óradíjba beleszámolunk minden folyóköltséget visszaosztva és a termelőeszközök amortizációját is. De ezzel még nem vagyunk kész.

Fejleszteni miből fogsz?

A legtöbb kisvállalkozó elfelejti, hogy a fejlesztéshez pénz kell és ezt elfelejti belekalkulálni az ügyfelektől elkérendő árba. Mivel nem kalkulálta bele a vállalási árba, ezért a saját zsebéből kell majd pótolnia ezt és a magánvagyonából kell a cégét fejleszteni. Na, ezért se lesz soha pénze, mert átlényegül új termelőeszközbe, így a cége nem a vagyonát fogja gyarapítani, hanem éppen fordítva, folyamatosan apasztani fogja azt a fejlesztési igények miatt.

Ezért már előre kalkuláld ki a várható fejlesztések irányát és költségét és azt add hozzá minden egyes munkához! Mert ha nem teszed, akkor nem fogod érteni, miért szegényedsz folyamatosan és nem gyarapodsz.

Kell egy új gép két év múlva 8 millióért. Addig még 13.800 munkaórát fogunk termelni a négy emberrel, tehát 580 forintot még hozzá kell adni a rezsi óradíjhoz.

A tőke is pénzbe kerül

Újabb gyakori hiba, hogy az emberek elfelejtik a tőke költségét. Ha van 50 millióm, ami a cégben áll termelőeszközben, akkor nem tudom betenni a bankba, tehát elveszítem annak a kamatát is. Ha 4% hozammal számolok évente, akkor 2 milliót bukok mint tulajdonos azon, hogy a tőkémet itt kell kamatmentesen tartanom mondjuk raktárkészletben. Ez évi 6.900 munkaórával óránként 290 forint kiadás nekem, mint tulajdonosnak.

Erről itt írtam egy szintén tanulságos cikket, miszerint van olyan vállalkozás, ami azért tűnik nyereségesnek, mert rosszul számolunk.

Ha az összes fenti tételt becsülettel kiszámolod, nagyjából megkapod, mi az a minimális költség, amit minden munkára rá kell terheljél ahhoz, hogy legalább nullán legyél.

Ha ez alatt dolgozol, akkor csak veszteséget termelsz.

De ha már így belejöttem, nézzünk néhány további gyakori problémát.

Soha ne tartozz az adóhivatalnak!

A legtöbb veszteséges vállalkozás azért él sokkal tovább, mint kellene neki, mert a tulajdonosok az adóhivatal pénzéből pótolják a veszteségeket, ezzel magukat is becsapva, mert nem jönnek rá, hogy veszteséget termelnek hétről-hétre.

Nem fizetik be az áfát, csúsznak ennek-annak a befizetésével. Először csak egy-két hetet, aztán egy-két hónapot, végül már milliós adósságokat görgetnek maguk előtt.

Nagyon becsapós az adótartozás. Az adóhivatal nem hívogat hetente, mint a beszállítód, nem kapcsolja ki a telefonod, mint a mobilszolgáltatód, ezért sokan az adóból foltozgatják a hiányokat.

Azonban amikor eléri a tartozás nagysága az adóhivatal ingerküszöbét, a legrosszabb hitelező lesz belőle, ráadásul a törvények is neki kedveznek. Ő lesz a rémálmod, bármit bármikor végrehajt, lefoglal vagy a számládról az összes pénzt leemeli és még csak el sem évül a tartozás.

Soha ne sétálj bele ebbe a csapdába. Az adók mindig legyenek időben befizetve. Ha nem tudod ezt megtenni, ez legyen számodra vészcsengő, hogy valószínűleg veszteséges a vállalkozásod és jobb mihamarabb változtatni, vagy abbahagyni az egészet.

A cash-flow és a nyereségesség két külön dolog

Cash-flownak hívjuk a cég pénzáramlását, hogy mindig van pénz kifizetni a számlákat. Ennek semmi köze ahhoz, hogy nyereségesen termelsz-e!

Lehetsz borzasztó nyereséges, de ha mindenki késve fizet, úgy mehet tönkre a céged, hogy egyébként a profitrátád 100%-os volt.

Ezért fontos az úgynevezett cash-flow menedzsment is, hogy mindig legyen készpénz a folyó kiadásokra.

Ezért tilos például a forgótőkéből beruházni egy termelőeszközbe. Mert a termelés nyereségesebb lesz az új géptől, csak éppen a cég meghal a forgótőke hiánya miatt.

Természetesen ha mindig veszteséggel termelsz, előbb-utóbb ez kihat a pénzáramlásodra is. Nagyon gyakran a készpénz hiánya mögött a veszteséges termelés áll. Ez nagyon komoly tünete annak, hogy lehet, nem nyereséges a cég termelése.

Az én pénzem vagy a cégé?

Sok kisvállalkozó összekeveri a cége pénzét a sajátjával, rájár a céges kasszára, aztán a saját zsebéből fizet céges költségeket, a cégautójával hozza haza a gyerekeket az iskolából és a többi.

Ennek a vége egy nagy katyvasz, fogalmad se lesz, hogy akkor most mennyi profitot termel a céged, vagy egyáltalán nyereséges-e.

Élesen különítsd el a céges és a magán költést, mert egyébként képtelenség tisztán látni a pénzügyekben, anélkül meg nem tudsz jó pénzügyi döntéseket hozni.

A megoldás egyszerű, mint a faék: adj magadnak fizetést és csak abból költs. (Nem feltétlen adózási értelemben mondom, erről már itt írtam régebben.)

Miért akarsz te mindenkit kiszolgálni?

Állandóan azt hallom, hogy sok kisvállalkozás minden piszlicsáré munkát elvállal megszokásból, ezért nincs ideje pénzt keresni. Józsi bácsi fűkaszájához új tengelyt esztergál egy marék rizsért, vagy Joli néni százéves bútorát újítja fel gombokért.

Gyakran nem teheted meg azt a luxust, hogy ilyen munkákat elvállalj.

Az ügyfelek 20%-a hozza a bevétel 80%-át és a problémák 80%-át is az ügyfelek 20%-a generálja, akik jellemzően abból a körből kerülnek ki, akit egyébként semmi hasznot nem hajtanak.

Az említett esetben is felmerült, hogy akár két embert is el lehetne küldeni a négyből, ha nem vállalnának el piszlicsáré munkákat. A bevétel 80%-át hozó munkákra elég a maradék két ember és a cég költsége úgy leesne, hogy kevesebb munkával valószínűleg többet keresne a cég.

A növekedés kényszere

Nagyon sok emberrel beszéltem, akik elmondták, hogy igazából addig kerestek jól, amíg ők egyedül, vagy ők meg egy segéd dolgozott a cégben. Aztán elkezdtek nőni, már 30 fős a cég, de igazából a főnök kevesebb pénzt visz haza, mint amikor egymaga dolgozott.

Ilyenkor felmerül a kérdés, hogy mi a csodának csinálod így?

Egy srác is bútorokat javított háznál és nagyon jól ment a bolt. Volt egy segédje, meg egy szakadt furgona és szénné kereste magát.

Most egy hatalmas bérelt telephelyen és bemutatóteremben több tucat emberrel bútorjavítással, bútorgyártással és értékesítéssel foglalkozik, hatalmas árukészlettel és fejfájással és kevesebbet tud hazavinni, mint régebben.

De mint mondtam, ez meglepően gyakori eset.

Ezért ne akarjál minden áron növekedni! Ha a fentiek alapján kiszámolod, hogy mennyit kell keresned és előre kiszámolod, hogy növekedés esetén a hasznod is minimum lineárisan nőni fog, akkor növekedj, egyébként ne. A növekedésnek csak akkor van értelme, ha a profitod nő, nem akkor, ha a cég mérete, a fejfájás, a kockázat és a munka mennyisége nő csak.

Előleg nélkül soha

Beszéltem valakivel, akitől berendeltek méretre vágott fém alkatrészeket több milliós összegben, de előleget nem hajlandóak fizetni, mert mi az, hogy nem bíznak meg bennük, különben is, nekik is majd csak akkor fizetnek, ha kész a munka.

Soha ne legyél ennyire naiv és felelőtlen. Először is olyan céggel nem boltolunk, aki nem képes kifizetni a munka felét előre. Az ilyen cég csóró, a legkisebb fennakadás esetén örökre búcsút mondhatsz a pénzednek.

Miért nekem kelljen megbízni benne, bízzon meg ő énbennem. Ha legyártasz méretre valamit és nem veszi át, utána a hajadra kenheted, nem tudod eladni, csak hulladékvasnak.

Stressz-teszt

A fentihez kapcsolódik, hogy mindig végezz stressz-tesztet a cégeden minden munka elvállalása előtt. Ez azt jelenti, hogy vizsgáld meg, mi lenne a cégeddel, ha ezt a munkát nem fizetnék ki, vagy 90 nap késéssel fizetnék csak ki, esetleg kötbért vernének rád, ha csúszol a szoros határidővel.

Ha a céged belerokkanna, ha a munkát nem fizetnék ki, vagy nem tudnál kigazdálkodni egy tízmilliós kötbért, akkor mondj nemet az ajánlatra, akármennyire is vonzónak tűnik. Egyszerűen túl nagy falat neked.

Soha ne állj egy lábon!

Állandó visszatérő mondat, hogy a vállalkozó minden pénzét visszaforgatja a vállalkozásába, mert hogy ott hoz a legtöbbet.

Ez nagyon veszélyes és rövidlátó dolog.

Ahogy nem tartjuk az összes pénzünket magyar állampapírban, vagy mondjuk Google részvényben, vagy bármi másban, így a saját vállalkozásunkban sem lehet az összes vagyonunk.

Elég egy ügyetlen könyvelő, egy csaló üzlettárs, egy rossz üzleti döntés, egy 200 milliós kártérítési per, bármi és az egész életednek a munkája semmivé lesz.

Ezért fontos, hogy ne vegyél ki mindent pénzt a cégből, hogy tudjon fejlődni (már ha van értelme, lásd fentebb), de legalább ilyen fontos, hogy ne is tartsd az összes pénzedet a cégben.

Mennyit szeretnél keresni?

Vállalkozni akkor van értelme, ha legalább háromszor annyit keresel, mintha alkalmazott lennél. Tiéd a kockázat, a felelősség, a nemfizető ügyfelek, a problémák, az adózási akadályok és minden egyéb.

Döntsd el, mennyit szeretnél nettóban keresni, majd kezdj el visszafelé számolni, mennyi árbevételt vagy profitot kellene ehhez elérnie a cégnek.

Volt már olyan tanácsadás, aminek az lett a vége, hogy mivel sehogy nem lehet kihozni a cégből annyi bevételt, hogy akárcsak egy tisztességes alkalmazotti fizetés kijöjjön belőle, ezért be kell zárni a céget és el kell menni alkalmazottnak.

Nincs ezzel semmi baj, de nagyon sokan nem mernek ezzel szembenézni és évekig csak a mínuszt termelik. Ne félj szembenézni a tényekkel.

Mivel lassan már inkább könyv, mint bejegyzés lett a terjedelem, most abbahagyom. Remélem, egy kicsit tudtam segíteni, mit is kellene átnézned a vállalkozásod pénzügyeiben.

Ha szeretnél többet tudni a pénzügyekről, gyere el az Akadémiára, hamarosan indul a következő. Csekély 25 ezer forintért hat alkalom alatt megtanulsz mindent a pénzügyekről, amit alapfokon tudnod kellene.

Valódi pénzügyi tanácsadásra van szükséged, eleged van már az ügynökökből? Kattints a linkre további információért.

Olvasd el a többi pénzügyekről szóló írást is a kiszamolo.hu oldalon.

Ha szeretnéd tudni, hogy új poszt jelent meg a blogban, jelölj be minket a facebookon:www.facebook.com/kiszamolo vagy RSS-en